Авансовый отчет АО-1. Образец заполнения в 2020

Авансовый отчет АО-1. Образец заполнения в 2020

Для чего нужен авансовый отчет за командировку

Если работнику организации выдаются денежные средства подотчет, то по истечении определенного срока времени специалист обязан отчитаться, как и на какие цели потратил выделенный аванс. В основном деньги выдают сотрудникам при их командировании в служебные поездки.

Так, в соответствии со ст. 168 ТК РФ, работодатель обязан оплатить:

  1. Расходы на проезд.
  2. Затраты на аренду жилья.
  3. Суточные или траты, компенсирующие неудобства, связанные с проживанием сотрудника вне его места проживания.
  4. Иные расходы, которые произведены с одобрения руководства компании.

Отметим, что нормативы оплаты командировочных расходов компания устанавливает самостоятельно. Подробно обо всех тонкостях ситуации читайте в статье «Как правильно оплатить командировку в 2019 году».

Следовательно, сотрудник должен отчитаться о том, как он истратил командировочные деньги. Причем для отчетности придется заполнить специальный бланк: авансовый отчет по командировке 2019 (АО).

Порядоксоставления авансового отчета (форма АО–1)

Документоформляетсякакработником, такисотрудникомбухгалтерскойслужбы.Подотчетномулицунеобходимозаполнитьследующиеданные:1. Названиеорганизации;2. Датасоставления;3. Назначениеаванса (производственные, представительские, командировочныерасходыит.д.);4. Персональныеданные, аименно: фамилиюиинициалы, структурноеподразделение, вкоторомработаетподотчетник, табельныйномер, должность;5.

Информацияоразмерепоследнегоаванса;6. Суммаподотчета, выданногокассиром;7. Графы «Израсходовано», «Остаток/Перерасход», атакжеинформацияоколичестведокументов, которыеприкладываютсякАО–1, заполняютсяпосленаписанияирасчетанадругойсторонеотчетанеобходимыхданных;8. Табличнаячастьобизрасходованныхсредствах, аименно:

  • порядковыйномер. Вседокументы, которыеприлагаютсякавансовомуотчету, должныбытьпронумерованысоответственносоставляемогоперечня;
  • номер, датакаждогодокумента, подтверждающегоцелевоерасходованиесредств;
  • названиедокументов, приобщенныхкАО1 (товарный (кассовый) чек, квитанциикПКО, командировочноеудостоверение,счетфактураит.п.), начтопотраченыденьги;
  • суммарасходапереписываетсяскаждогодокумента. Подотчетноелицозаполняеттолькостолбец5или6 (этозависитотвалютырасчетов);
  • расчетконечнойсуммы. Далееитогпереписываетсявграфу «Израсходовано» (пункт7).

Послетого, какподотчетниксдалАО–1, сотрудникуучетнойслужбынеобходимопроверитьналичиекаждогодокумента, которыйподтверждаетсуммупотраченныхсредств, ихправильноерасходованиенапоставленныецели, атакженужнозаполнитьостальныеразделы. Дляподтверждениятого, чтоотчетпоформеАО–1сданвбухгалтерию, сотрудникувыдаетсярасписка.

Порядоксоставления авансового отчета (форма АО–1)

Некоммерческая организация, как и представители коммерческой сферы, вправе разработать бланк отчетности по полученным авансам самостоятельно. Бюджетникам же рекомендовано применять унифицированные формы, которые представлены в инструкции № 52н.

Предлагаем ознакомиться  Возражение на исковое заявление о признании банкротом

Так, бланк авансового отчета по командировке имеет код ОКУД 0504505. Был скорректирован в 2015 году. Актуальная форма авансового отчета — это двусторонний бланк. На лицевой стороне отражается информация об учреждении, командированном сотруднике, его Ф.И.О. и должности. Также на лицевой стороне указывается сумма, которую работник получил подотчет, сколько израсходовал и какой остаток числится на отчетную дату.

Оборотная сторона авансового отчета заполняется информацией о предоставленных подтверждающих документах, а также сведения о бухгалтерских записях, которые были отражены в учете.

Что заполняет бухгалтер в авансовом отчете?

Получив отчет, бухгалтер должен проверить правильность заполнения, сверить приведенные в таблице данные с указанными в приложенных документах. Документу присваивается индивидуальный номер.

Авансовый отчет АО-1. Образец заполнения в 2020

Внизу лицевой стороны бухгалтер заполняет строки «расписка»: от кого принят бланк отчета, его номер и дата, потраченная сумма, количество приложенных документов, ставится дата принятие отчета и подпись бухгалтера. Заполненная таким образом расписка отрывается от основной части бланка АО-1 и передается подотчетному лицу в знак того, что отчет принят и проверен.

С обратной стороны формы бухгалтер заполняет строки 7 и 8, в которых отражает сумму, принятую к учету, и строку 9, в которой пишется дебет счета, куда списываются произведенные расходы.

Затем нужно перейти опять к лицевой стороне и заполнить две небольшие таблицы:

  • в первой отражаются суммы остатка или перерасхода по предыдущим авансам, если они были, в поле «итого получено» пишется выданная сумма аванса, в строке «израсходовано» – фактически потраченная сумма. Если работник потратил меньше выданных денег, то заполняется «остаток», если больше — то «перерасход». В случае, если есть остаток, они передается в кассу по приходному кассовому ордеру, если есть перерасход — то работнику выдается недостающая сумма из кассы предприятия по расходному кассовому ордеру.В случае остатка/перерасхода нужно заполнить также «остаток внесен/остаток выдан в сумме» под таблицами на лицевой стороне.
  • вторая таблица дополняет первую, в ней напротив заполненных строк первой таблицы ставятся соответствующие корреспондирующие бухгалтерские счета.

Далее авансовый отчет утверждается руководителем.

Предлагаем ознакомиться  Можно ли при получении квартиры по дарственной вернуть е владельцу или отдать другому

Пример заполнения авансового отчета №АО-1

На рисунке ниже представлен образец заполнения бланка авансового отчета.

Авансовый отчет по формет АО 1. Образец заполнения

Образец заполнения лицевой стороны отчета

На рисунке ниже представлен образец заполнения оборотной стороны отчета.

Авансовый отчет АО-1. Образец оформления

Образец оформления оборотной стороны формы №АО-1

Заполняем лицевую часть

Прежде чем представить готовый образец, как заполнить авансовый отчет по командировке, разберем действующий алгоритм заполнения документа. Итак, начнем с лицевой стороны бланка:

  1. Шапка документа (верхний правый угол) заполняется в самый последний момент, только после того, как утвержден авансовый отчет по командировке, проводки зарегистрированы в бухучете и документ проверен главбухом. Следовательно, шапку АО не заполняйте.
  2. Указываем номер и дату самого документа. Затем прописываем наименование учреждения (допустим сокращенный вариант), указываем ИНН, заполняем регистрационные коды организации в таблице справа. Теперь прописываем структурное подразделение и Ф.И.О. работника, который был направлен в командировку. Указываем должность сотрудника и назначение аванса. В нашем случае — «командировочные расходы».
  3. Заполняем таблицу. Указываем, сколько денег работник получил авансом, сколько израсходовал, какой числится остаток. Бухгалтерские записи (проводки) заполняет представитель бухгалтерской службы учреждения.
  4. Остальные строки и графы должны бить заполнены соответствующими специалистами бухгалтерской службы. Подтвердить целесообразность произведенных затрат должен руководитель структурного подразделения.

Переходим к заполнению оборотной части документа:

  1. В таблице поочередно следует заполнить графы 1-6. Здесь перечислите все документы, подтверждающие назначение и целесообразность произведенных затрат. В 4 графе распишите, какой документ (чек, приказ, квитанция) стал основанием для проведения расходов.

Все документы, которые подтверждают произведенные затраты в командировке, приложите к авансовому отчету. В ином случае расходы будут считаться неподтвержденными, а следовательно, деньги придется вернуть.

  1. Пустые строки зачеркните, как положено при оформлении бухгалтерской документации (показано на рисунке).
  2. Подведите итоги в нижнем разделе таблицы.
  3. Графы 7-10 заполняет бухгалтер, ответственный за отражение расчетов с подотчетными лицами.
  4. Достоверность указанных сведений внизу оборотной стороны АО подтверждает подотчетное лицо, то есть командированный сотрудник.

После внесения бухгалтерских записей документ проверяется главным бухгалтером и только после контроля подается на утверждение руководителю учреждения. Утвержденный АО вместе с подтверждающей документацией подшивается с аналогичной отчетностью и хранится в архиве организации.

Важное о сроках

Сдать авансовый отчет по командировке следует в течение трех рабочих дней с момента завершения командировки. Например, если сотрудник вернулся из поездки 02.07.2018, то отчитаться за аванс он должен не позднее 05.07.2018.

Предлагаем ознакомиться  Стороны претензий друг к другу не имеют формулировка в акте

Если работник заболел, например, в день возвращения либо на следующие сутки, сотруднику был выписан больничный лист, то в таком случае он должен отчитаться в течение 3 рабочих дней с момента, когда листок нетрудоспособности будет закрыт официально.

В тот же срок работник должен вернуть излишки, которые не подтверждены официальными документами. Если специалист отказывается возвращать излишне полученные деньги, то можно оформить удержание из заработной платы. Как это сделать, читайте в отдельном материале: «Как удержать из зарплаты подотчетную сумму».

Ответственность

Авансовый отчет — это основной отчетный бланк, который подтверждает правильность оформления и ведения расчетов с подотчетными лицами. За нарушение действующих правил для руководителей организаций предусмотрена административная ответственность.

Напомним, что если суммы подотчет выдаются через кассу, то есть наличкой, то за нарушение кассовой дисциплины могут оштрафовать — до 50 000 рублей на юридическое лицо.

Ответственность за правильность оформления следует возложить на бухгалтера, ведущего расчеты с подотчетниками. Закрепите данное условие в его должностных инструкциях.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Наверх
Adblock detector