Приказ о сроках сдачи путевых листов и списания гсм

Приказ о сроках сдачи путевых листов и списания гсм

Нормативное регулирование путевых листов

Постановление Госкомстата РФ от 28.11.1997 N 78 Определяет формы учетной документации в автотранспорте
Постановление Правительства РФ от 08.07.1997 N 835 О первичных учетных документах
Приказ Минтранса России от 06.04.2017 N 141 Определяет проведение предрейсового контроля ТС
Приказ Минтранса России от 18.09.2008 N 152 Утверждает необходимые показатели путевого листа
Гл. 12 КоАП РФ Определяет правонарушения и ответственность

Для чего вести учет

Согласно приказу Минтранса № 152 путевые листы «применяют юридические лица и ИП, эксплуатирующие легковые, грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи».

Учет путевых листов нужен учреждениям, чтобы нормировать, планировать и контролировать расход горючего и смазочных материалов (ГСМ). На основных участках, где востребована информация по затратам на ГСМ, бухгалтеры ведут расчет нормативной себестоимости продукции, работ или услуг, а также анализируют отклонения между фактическим и нормативным расходом ГСМ, чтобы выявить экономию или перерасход. Контролирующие органы часто обращаются к данному участку учета, чтобы оценить, насколько эффективно используются материальные запасы в учреждении.

Все хозяйственные операции должны быть оформлены в бухгалтерском учете первичными учетными документами (пункт 1 статьи 9 Федерального закона от 6.12.2011 № 402-ФЗ). Одна из главных функций путевых листов в бухгалтерском учете — подтвердить законность и корректность списания горюче-смазочных материалов.

Порядок списания ГСМ

Форма путевого листа утверждена приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152 (ред. от 21.12.2018) «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов». Кроме этого, ранее действовало постановление Госкомстата России от 28 ноября 1997 года №78, в котором были даны формы путевых листов для различного вида транспорта.

Если организация примет решение разработать форму путевого листа самостоятельно, то за основу можно взять унифицированную форму, которая есть в проставлении Госкомстата и внести в неё нужные реквизиты. Главное, чтобы форма путевого листа соответствовала требованиям приказа Минтранса России от 18.09.2008 N 152. Обязательные поля в таком путевом листе это:

  • наименование и номер путевого листа;

  • сведения о сроке действия путевого листа;

  • сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;

  • сведения о транспортном средстве;

  • сведения о водителе.

При этом самостоятельно разработанную  форму путевого листа обязательно нужно утвердить в учётной политике организации в виде приложения.

Рассмотрим порядок заполнения путевого листа.

Так как путевой лист должен отражать всю имеющуюся информацию о рейсе, то бланк включает довольно много граф. Все они заполняются в определенном порядке:

  1. В первую очередь записывают номер документа.

  2. При заполнении типографских бланков указывают их серию.

  3. Дата совершения поездки. Для однодневных поездок это формат «день/месяц/год», для командировок – временной промежуток между началом и концом поездки.

  4. Полное название предприятия, а также его контактные данные (адреса, номера телефонов).

  5. Код ОКПО. Он присваивается всем организациям, занимающимся транспортировкой грузов и легковыми перевозками.

  6. Название и марка автомобиля. В том случае, когда транспортное средство не является собственностью предприятия, в графу для марки вносят номер договора о прокате. Также вписывают дату и серию документа.

  7. Полный номерной знак авто: цифры и буквы.

  8. В том случае, когда предприятие владеет несколькими автомобилями, каждому из них должен быть присвоен собственный гаражный номер. Его также указывают в путевом листе. Если в распоряжении фирмы только один автомобиль, графа может оставаться незаполненной.

  9. Данные о водителе: фамилия, инициалы, табельный номер, а также номер его водительского удостоверения и водительский класс. Закон требует, чтобы эта информация была записана разборчиво.

  10. Графа, которая называется «Лицензионная карта», актуальна для тех организаций, которые практикуют пассажирские перевозки (то есть им разрешено перевозить восемь и больше людей).

  11. При сдаче авто в аренду в соответствующей графе указывают предприятие, которое будет им распоряжаться.

  12. Адресом подачи называют то место, куда посылают авто.

  13. Чч:мм –это формат времени выезда автомобиля из гаража или стоянки.

  14. Графа «Диспетчер-нарядчик» заполняется ответственным лицом (указывается фамилия, инициалы, ставится подпись).

  15. Данные механика и его подпись. Это необходимо в качестве доказательства исправности транспортного средства.

  16. Ориентировочное время возвращения авто из рейса диспетчер. Если речь идет о командировке, то кроме времени прибытия диспетчер пишет и дату.

  17. записи об опоздании или повреждении транспортного средства.

  18. Водитель, использовавший и вернувший автомобиль, вписывает свои данные в графу «Транспортное средство сдал».

Инструкция о том, как заполнять путевой лист, предусматривает также наличие подписи медработника, который выпустил водителя в рейс.

https://www.youtube.com/watch?v=ytaboutru

Объем израсходованного бензина или газа также указывают в отдельном месте бланка путевого листа. Здесь размещают информацию о марке топлива, его количестве (то, что было выдано и то, что пришлось докупать на заправках), остаток горючего в баке перед поездкой, а также объем, оставшийся после окончания рейса.

Предлагаем ознакомиться  Травма на работе: что делать, какие выплаты, Травмы после работы 🚩 инструкция

Диспетчер перед тем, как заполнять путевой лист, сверяется с плановыми показателями расхода бензина (газа, солярки), которые приведены в одном из распоряжений Министерства транспорта РФ.

Сопоставив данные о фактическом и плановом расходе, вычисляют сумму экономии или перерасхода. Полученные данные записывают.

Здесь должны быть указаны следующие сведения:

  • маршрут транспортного средства.

  • номер рейса, который присваивается каждой поездке и заносится в журнал путевых листов.

  • места отправления и прибытия транспортного средства.

  • фактический километраж поездки и подпись водителя.

Списывать горюче-смазочные материалы следует ежемесячно. В качестве документов-оснований используйте:

  • путевой лист;
  • авансовый отчет, если бензин приобретался за наличные средства;
  • журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. 0310003), если автомобиль заправляли по талонам;
  • приказы руководителя учреждения, которые утверждают норму пробега автомобиля, лимит расхода топлива на месяц в зависимости от марки, модели ТС;
  • направление работника в командировку на служебном автомобиле.

Обратите внимание на соотношение фактического пробега и установленного месячного лимита. Списывая ГСМ, обязательно учитывайте нормы расхода топлива и лимит километража. Если пробег автомобиля больше, чем принятые руководством учреждения нормы, и это превышение не обосновано производственными задачами, бухгалтер при расчете расхода бензина использует именно утвержденный лимит.

Используйте данные граф «Расход по норме» и «Расход фактический». Данные в них в большинстве случаев совпадают. Но если показатели расхода ГСМ отличаются, списывать бензин следует по наименьшему показателю, то есть если норма превышает фактический расход, то бензин списывается именно по факту.

Содержание операции

Дебет

Кредит

Казенные учреждения

Списание ГСМ

1 401 10 272

1 105 33 440

Бюджетные и автономные учреждения

Списание ГСМ в рамках приносящей доход деятельности

2 106 34 340

2 105 33 440

Списание ГСМ в рамках основной деятельности

4 106 34 340

4 105 33 440

Реквизит Что отражает
Наименование, номер и период действия Путевые листы регистрируется по мере выдачи в организации с указанием даты (дат) действия
Сведения о собственнике (владельце) ТС Для юр.лиц: организационно-правовая форма, наименование, юридический адрес, телефон, ЕГРЮЛ

Для ИП: ФИО, адрес, телефон, ЕГРИП

Сведения о ТС тип ТС, модель ТС, использование с прицепом или полуприцепом (модель прицепа)

государственный регистрационный знак ТС и прицепа

показания одометра (пробег) при выезде и его въезде

дату и время выезда и въезда ТС

дату и время технического контроля ТС

Сведения о водителе ФИО

дата и время проведения медосмотра

Дополнительные сведения С учетом особенностей и специфики перевозок

Для водителей, использующих собственные ТС в своей трудовой деятельности, также необходимо иметь путевой лист, который важную роль играет в его начислениях заработной платы, а также для организации для учета списания ГСМ на затраты и возмещения этих затрат водителю.

Так как путевой лист относится к первичным документам, обосновывающим затраты организаций и ИП, то они должны быть заполнены правильно. Приказом Минтранса России №152 определен правила заполнения этого документа:

  1. Оформление на каждое ТС, используемое в перевозках
  2. Оформление минимум на 1 день, но не более 1 месяца, причем, если за 1 день ТС используется несколькими водителями, то допускается предоставление каждому водителю отдельного путевого листа
  3. В наименовании обязательно указывает тип ТС (легковой, грузовой автомобиль, троллейбус и т.д.), номера – в хронологическом порядке, принятом в организации
  4. Дата, время и показания пробега ТС (и при выезде, и при въезде) осуществляется лицами, уполномоченными на это, указываются подпись и расшифровкой
  5. Дата и время медосмотров водителя осуществляется медработником, заверяются его личной печатью и подписью с расшифровкой
  6. Дата и время технического контроля ТС осуществляется назначенным контролером, заверяются фразой: «прошел предрейсовый контроль технического состояния», подписью с расшифровкой
  7. Путевые листы на ТС должны быть зарегистрированы в специально отведенном журнале регистрации
  8. Путевые листы обязаны хранить не менее 5 лет (75 лет для опасных производств)

Для машин автотранспортного предприятия путевые листы оформляйте ежедневно, ведь такие документы действительны в течение одного дня или смены.

Действительный государственный советник РФ 3-го класса С. Разгулин

Если организация использует стандартизированные формы этого документа, то они разработаны и утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 N 78. Но необходимо учитывать, что в типовых формах имеется специально отведенное место для печати (М.П.), но использование коммерческими организациями и ИП использование печатей на сегодняшний день не обязательно, т.е. если организация не использует печати, то внесение изменений в типовой документ должно быть.

https://www.youtube.com/watch?v=ytdevru

При самостоятельной разработке формы необходимо придерживаться требований, отраженных в Приказе Минтранса России от 18.09.2008 N 152. Эти требования разработаны на основе информации, которая требуется для подтверждения разрешения работы на ТС: состояние здоровья водителя, состояние ТС и т.д.

Если организация или ИП имеет какие-то специфические особенности работы, то их можно отразить при разработке формы.

Также путевой лист может быть упрощен: например, из типовой формы убрать расчет экономии и перерасхода ГСМ и т.д.

Разновидности путевых листов

На практике наиболее часто используют такие три вида путевых листов:

Предлагаем ознакомиться  Как купить квартиру в ипотеку в 2020 году

  • N 4-с. Такую форму используют в тех компаниях, которые выбрали сдельную оплату труда для водителей. Зарплата таких работников рассчитывается по средним тарифам, действующим в этой сфере.

  • N 4-п. Такие путевые листы применяют для учета рабочего времени водителя. Работник получает деньги за отработанный период.

  • N 4-м. Это форма используется теми предприятиями, которые занимаются междугородними перевозками и доставками. Оформление путевых листов для таких поездок подразумевает не только указание более полной информации, но и специальные бланки (на их лицевой стороне есть красная полоса и надпись «междугородние перевозки»).

Подтверждение использования разработанного путевого листа

Для того, чтобы использовать в работе разработанную в организации или у ИП форму, ее нужно принять как приложение к учетной политике и провести приказом (распоряжением) руководителя. У каждой организации разработана своя форма приказа согласно действующей инструкции по делопроизводству, так как стандартной формы приказа нет. Исходя из вопросов, отражаемых в приказе, делается соответствующая формулировка.

Приказы (распоряжения) в основном издаются на фирменном бланке и отражают:

  1. Логотип организации (если предусмотрено формирование приказа на фирменном бланке)
  2. Наименование организации, издающей приказ
  3. Наименование распорядительного документа (приказ)
  4. Место составления документа (например, г. Уфа)
  5. Дата издания документа и его номер регистрации
  6. Заголовок к тексту, где кратко отражается информация по содержанию документа (например: об утверждении формы путевого листа)
  7. Текст документа:
  • преамбула, обосновывающая приказ
  • слово «приказываю»
  • непосредственно распоряжение (определенные действия для реализации целей)
  • исполнители
  • сроки исполнения приказа.
  1. Отметка о наличии приложений
  2. Ответственное лицо за исполнение приказа
  3. Виза (при необходимости согласования)
  4. Подпись: должность, подпись и расшифровка подписи
  5. Печатью локальные документы не заверяются.
  6. Отметка об исполнителе:
  • ФИО лица, разрабатывающего документ
  • контактный телефон

Приказ о сроках сдачи путевых листов и списания гсм

Оформив приказ об утверждении путевого листа, где должны быть указаны ответственные лица, необходимо их ознакомить с приказом.

ЛИСТ ОЗНАКОМЛЕНИЯ

ФИО (полностью) Подпись Дата

Путевой лист, самостоятельно разработанный с учетом специфики деятельности должен быть обязательно отражен в учетной политике и утвержден приказом. Если используются унифицированные формы, то приказа оформлять не нужно, достаточно указать об этом в учетной политике.

Перевозки, которые являются основным направление деятельности (перевозка грузов, пассажиров), должны сопровождаться правильным документооборотом. У таких организаций путевые листы оформляются каждый день, кроме длительных междугородних перевозках, когда можно оформить путевку на соответствующий перевозке срок, не превышающий 1 месяца. Нетранспортным организация необязательно заполнять путевой лист на каждую поездку, как и при длительных поездках сроком допускается до 1 месяца.

Путевой лист относится к первичным документам, поэтому срок его хранения регламентируют:

  • Налоговый кодекс РФ, а именно подп. 5 п. 3 ст. 24 (не менее 4 лет);

  • закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», а именно статья 29. (не менее 5 лет);

  • приказ Минтранса РФ № 152, а именно пункт 18 (не менее 5 лет).

Таким образом,  путевые листы необходимо хранить не менее 5 лет.

В формах листов, которые утверждены 78-м Постановлением, есть графы, предназначенные для занесения информации о том, сколько топлива фактически использовал водитель во время рейса: остаток до его начала, расход при выполнении обозначенного в документе путевого задания, остаток по возвращении автотранспортного средства в гараж.

Тем, кто использует путёвки, основываясь на приказе №152, проставлять в них данные о движении ГСМ не обязательно. Фактическое количество израсходованного топлива – это разница между показаниями спидометра на момент выезда и возвращения, то есть исходя из километража.

Если форма ПЛ разработана на предприятии, нормативный объём израсходованных материалов рассчитывается также с помощью методики, установленной Минтрансом в распоряжении АМ-23-р. Им установлены нормы по расходованию топлива автотранспортом различных марок и моделей.

Приказ о сроках сдачи путевых листов и списания гсм

То есть, для списания с целью включения в первичный учёт в качестве затрат периода, за который составляется отчёт, используются два метода расчёта количества использованного топлива:

  1. фактический;
  2. нормативный.

Исключение составляет использование для заправки специализированной техники (бензопил, мотоблоков, и пр.). В этом случае вместо путевого листа составляется акт на списание.

В качестве показательного расчёта количества списанных товарно-материальных ценностей по путёвкам можно привести следующий пример. Юридическое лицо (общество с ограниченной ответственностью) осуществило в сентябре 2018 года закупку и списание топлива (бензин). Количество – 100 л, цена за литр – 38 руб., без НДС. До осуществления сделки остаточный запас топлива той же марки на складе предприятия составлял 50 л, себестоимость – 44 руб./л.

Закупленный бензин по распоряжению руководителя использован для заправки автомобиля «Калина». Машина используется на служебных перевозках персонала. Приказом об учётной политике предприятия установлено, что материалы оцениваются в бухгалтерском учёте на основании метода СБС.

Поступление ГСМ

  • оприходован бензин на сумму 3800 руб. (Дт 10 Кт 60)
  • отражён налог на добавленную стоимость в сумме 684 руб. (Дт 19 Кт 60)
Предлагаем ознакомиться  Какие документы на старый образец

Средняя себестоимость бензина на предприятии за период составила

(50 л × 44 руб. 100 л × 38 руб.) / (50 л 100 л) = 40 руб.

Cписание по факту

Данные путевого листа о количестве топлива:

  • на начало – 10 л;
  • выдано для использования – 30 л;
  • на конец – 20 л.

Несложный расчёт показывает, что использовано 20 л., то есть списать необходимо

Приказ о сроках сдачи путевых листов и списания гсм

20 л × 40 руб. = 800 руб. (Дт 26 Кт 10)

Cписание по норме

Данные полученного бухгалтерией документа с показаниями спидометра:

  • на начало рейса – 2500 км;
  • на конец рейса – 2550 км.

Qн = 0,01 × Hs × S × (1 0,01 × D),

https://www.youtube.com/watch?v=https:accounts.google.comServiceLogin

где: Qн – норматив расхода, л;Hs – базовая норма (на 100 км пробега);S – фактический пробег, км;D – поправка для региона.

Для автомобиля «Калина» Hs=8л. Региональный коэффициент, на основании которого проводится поправка, – 10%. Итоговый расход

0,01 × 8 × 50 × (1 0,01 × 10) = 4,4 л

Списанию подлежит 4,4 л × 40 руб. = 176 руб. (Дт 26 Кт 10).

Приказ о сроках сдачи путевых листов и списания гсм

Учитывая вышесказанное, рассчитанные в данном примере затраты на непроизводственные нужды в налоговый учёт попадают в виде прочих расходов.

Посредством учёта по путевым листам финансовая служба предприятия подтверждает факт расходов горюче-смазочных материалов, фиксирует километраж, пройденный автотранспортным средством в учётном периоде, получает данные об объёмах использования топлива. Если в составе транспортной службы предприятия есть ТС без одометра, фиксация расхода осуществляется на основании первичных документов. Для данного конкретного случая это акты бензина или дизельного топлива.

Задайте ваш вопрос онлайн!!

Получите бесплатную помощь практикующего юриста в течение 10 минут

Обязательное требование к путевому листу, как, впрочем, к любому документу, — его правильное оформление. Можно выделить несколько моментов, где бухгалтеры ошибаются чаще всего.

Например, нет единого правила, на какой срок оформлять путевой лист, и отсутствие такого правила вызывает много вопросов. В письме от 03.02.06 № 03-03-04/2/23 Минфин России допускает еженедельное и даже ежемесячное составление документа, в случае если этот срок позволяет организовать учет отработанного времени и расхода ГСМ.

Впрочем, эта рекомендация не касается заполнения путевых листов в рамках уставной деятельности бюджетных организаций. Поэтому учреждениям рекомендуем опираться на указания Росстата. В письме от 03.02.05 № ИУ-09-22/257 Росстат указывает, что путевой лист составляется на срок в один день (одну смену). Больший период допустим только в случае командировки водителя.

Часто бухгалтеры не считают необходимым заполнять все графы оборотной стороны путевого листа. Это касается указания пунктов назначения: нередко конкретные точки заменяют общими фразами — «Поездки по городу» и пр. Они не позволяют подтвердить, что транспорт использовался в служебных целях и расходы носят производственный характер (письмо Минфина России от 20.02.

https://www.youtube.com/watch?v=ytcopyrightru

Обратите внимание на раздел «Движение горючего». На основании граф «Расход по норме» и «Расход фактический» производится списание бензина. Фактический расход вносите строго по счетчикам. При заполнении нормативного расхода бензина на 100 км пробега возьмите за основу распоряжение Минтранса России от 14.03.

Вносить изменения в путевой лист, как и в большинство первичных документов, допустимо лишь с согласия участников хозяйственных операций (п. 5 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ) и с обязательным указанием даты. А значит, исправления должны быть заверены подписью тех же лиц, которые изначально подписали документы.

Журнал регистрации путевых листов ИП

Путевые листы и ГСМ

Эта форма документа была утверждена приказом Министерства транспорта РФ от 30.06.2000 № 68.

Предназначена она для регистрации путевых листов водителей, работающих на индивидуального предпринимателя.

В журнале указываются:

  • номер и дата выдачи путевого листа;

  • ФИО водителя;

  • государственный регистрационный номер ТС;

  • дата выезда и время возвращения транспортного средства.

Какие организации могут проверить путевые листы и при каких обстоятельствах

Все путевые листы следует заполнять аккуратно и без исправлений.

Работник, составляющий документ, обязан использовать только достоверные и актуальные сведения.

В противном случае водитель может быть оштрафован проверяющими органами.

– трудовая инспекция проверяет путевые листы, чтобы выявить, не нарушаются ли права работника предприятия.

– сотрудники ФНС проверяет путевые листы, чтобы выявить, правильно ли компания учитывает затраты на бензин и уменьшает налог на прибыль.

– налоговые инспекторы проверяют путевые листы в рамках проведения выездных и камеральных проверок.

– сотрудники ГИБДД и Транснадзора проверяет путевые листы в целях обеспечения безопасности дорожного движения.

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос №1: Нужен ли путевой лист руководителю организации, если он использует ТС, которое числится на балансе организации или арендован?

Ответ: Руководитель при использовании ТС организации должен соблюдать требования надзорных органов, то есть нужно его оформить, который допускается оформлять на срок до 1 месяца в соответствии с требованиями, предъявляемыми к их оформлению. Использование ТС в служебных целях сопровождается подтверждающими документами.

https://www.youtube.com/watch?v=ytpressru

Вопрос №2: Может ли наложить штраф сотрудник ГИБДД за отсутствие путевого листа у водителя?

Ответ: Ст. 12.3 КоАП РФ предусматривает наказание за такое нарушение в размере 500 рублей для водителя ТС.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Наверх
Adblock detector